Er zijn een heleboel verschillende planningstechnieken die jou kunnen helpen de baas over je agenda te worden. In deze les ga je aan de slag met de meest gangbare maar ook een aantal minder bekende technieken.
Trial and error, probeer uit welke voor jou persoonlijk goed werken:
- To-do lijst: Persoonlijk vind ik een simpele notitie-app het fijnste, met een widget staat deze op het startscherm van mijn telefoon zodat elke keer als ik mijn telefoon pak, ik even kort word herinnerd aan mijn belangrijkste to-do puntjes! De dingen die gedaan zijn kun je makkelijk afvinken.
- Prioriteiten stellen: We hadden de Eisenhower Kwadrant al besproken. Deze hoef je niet elke keer volledig uit te schrijven, als je een beetje getraind raakt in prioriteiten kiezen doe je dit in je hoofd. Wel geef ik alle afspraken in mijn agenda een bijbehorende kleur (op thema en op prioriteit).
- Time-blocking: Plan je dag in blokken van tijd en wijs specifieke taken toe aan elk blok. Bijvoorbeeld, blokkeer een uur voor het beantwoorden van e-mails, een paar uur voor het werken aan een project en een blokje van 30 minuten voor ontspanning. Een vrije dag blokkeer ik voor zakelijke afspraken en daar hou ik me ook strikt aan.
Zelf vul ik ook taken als eten, douchen en reistijd in. Dat klinkt misschien neurotisch maar door rekening te houden met hoeveel tijd je voor bepaalde dagelijkse dingen nodig hebt, voorkom je dat je teveel dingen op een dag plant. - Pomodoro-techniek: Misschien herken je het dat je gefocust bezig bent en de tijd helemaal vergeet, als ik zo’n hyperfocus zit vergeet ik zelfs te eten en heb daarna hoofd- en maagpijn. Of misschien herken je het dat je heel nodig moet plassen maar toch maar door blijft gaan omdat je zo’n lekkere flow hebt. Met deze techniek werk je in korte bursts van gefocuste tijd, gevolgd door korte pauzes (beter voor je blaas).
Bijvoorbeeld, werk 25 minuten aan een taak en neem dan een pauze van 5 minuten. Herhaal dit proces en neem na vier pomodoro’s een langere pauze van 15-30 minuten. Dit helpt je om gefocust te blijven en vermijdt dat je te lang achter elkaar werkt zonder pauze. - Notificaties uitschakelen: Schakel meldingen op je telefoon of computer uit tijdens het werken aan belangrijke taken. Meldingen kunnen je afleiden en je concentratie verstoren. Je kunt ervoor kiezen om specifieke tijden in te stellen waarop je je meldingen controleert en beantwoordt. Dit doe ik overigens ook buiten werktijden, dan springt mijn telefoon automatisch op de functie “niet storen”. Dat maakt het minder verleidelijk om op zondagavond 21:30u toch nog even op die klant te reageren.
- 3-2-1 Planning: Kies elke dag 3 belangrijke taken, 2 secundaire taken en 1 leuke activiteit om te voltooien. Richt je eerst op de belangrijkste taken, vervolgens op de secundaire taken en zorg ervoor dat je ook tijd neemt voor iets plezierigs. Dit helpt je om een evenwicht te vinden tussen werk en ontspanning.
- Thema-dagen: Wijs specifieke dagen van de week toe aan bepaalde thema’s of typen taken. Bijvoorbeeld, maandag kan je marketingdag zijn, dinsdag focus je op administratieve taken, woensdag is voor het ontwikkelen van nieuwe ideeën, enzovoort. Dit helpt je om je beter te concentreren op specifieke taken en voorkomt dat je constant moet schakelen tussen verschillende soorten werk.
- Doelenblokken: Creëer blokken van tijd in je agenda die zijn gewijd aan het werken aan specifieke doelen. Bijvoorbeeld, een uur in de ochtend voor het werken aan een projectdoel en een uur in de middag voor het werken aan persoonlijke ontwikkelingsdoelen. Dit helpt je om gericht en productief te zijn in het nastreven van belangrijke doelen.
- Power Hour: Kies een vast uur op de dag dat je je volledig concentreert op een enkele taak. Schakel alle afleidingen uit, zet je telefoon op stil en werk geconcentreerd aan die ene taak gedurende het hele uur. Dit helpt je om in korte tijd veel gedaan te krijgen en productiviteit te bevorderen.
- Reverse Planning: Een van mijn favorieten is Reverse planning. Het betekent dat je begint met je einddoel in gedachten en van daaruit terugwerkt naar de taken die je moet voltooien. Hierdoor krijg je een duidelijk pad om je doel te bereiken. Bijvoorbeeld, als je een evenement wilt organiseren, bepaal je eerst de datum en het gewenste resultaat. Vervolgens bepaal je de taken en deadlines die nodig zijn om het evenement succesvol te maken.
Door rekening te houden met de benodigde tijd en prioriteiten, kun je je tijd en middelen effectiever gebruiken en ervoor zorgen dat je de belangrijkste taken op tijd afrondt. Reverse planning helpt je georganiseerd te blijven, verwarring te voorkomen en je tijd efficiënt te gebruiken om je doelen te bereiken.
Onthoud dat het belangrijk is om een planningstechniek te vinden die het beste bij jou en jouw manier van werken past. Experimenteer met verschillende technieken en hulpmiddelen om te ontdekken wat voor jou het meest effectief is. Het doel is om georganiseerd te blijven, je tijd goed te beheren en productiever te zijn in het bereiken van je doelen.